Política de tratamiento de datos personales

Versión 1 · Vigente desde el 17 de octubre de 2026

Esta política explica cómo Herradura House recoge, usa y protege los datos personales de quienes cotizan, reservan o se comunican con nosotros, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que incorpora el Decreto 1377 de 2013).

1. Responsable del tratamiento

2. Datos que recogemos

Nombre, documento de identidad, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, ciudad y país de origen, propósito del viaje, fechas de la estadía, número de huéspedes, si viajan menores de edad o mascotas, y los comentarios que nos quieras dejar. Para los huéspedes que se alojan en la casa también recogemos los datos que exige la ley para el registro de alojamiento, y tomamos una copia del documento de identidad de cada huésped (cédula, pasaporte o, para menores de edad, registro civil de nacimiento y autorizaciones de viaje) para validar que cada persona registrada corresponde a quien se aloja y, en el caso de los menores, su parentesco o autorización.

Además, la casa tiene dos cámaras de seguridad que graban imágenes en la entrada principal y en el patio trasero. Las imágenes de las personas captadas por estas cámaras también son datos personales y se tratan según esta política.

No solicitamos datos sensibles. Los datos de menores de edad solo se recogen cuando la ley lo exige para el registro de huéspedes, y siempre a través de su representante.

3. Para qué usamos tus datos

• Calcular y enviarte la cotización que solicitaste, o responder tu solicitud para usar El Jardín.
• Contactarte por correo, teléfono o WhatsApp para hacer seguimiento a tu cotización, confirmar disponibilidad y gestionar tu reserva.
• Prestar el servicio de alojamiento y atender tus solicitudes durante la estadía.
• Validar la identidad de cada huésped y verificar los documentos de los menores de edad, como exige la ley para prevenir la explotación sexual de niñas, niños y adolescentes.
• Cumplir obligaciones legales, como la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA), el reporte a Migración Colombia (SIRE) para huéspedes extranjeros, la facturación y las obligaciones tributarias.
• Llevar estadísticas internas sobre nuestras cotizaciones y reservas.
• Proteger la seguridad de los huéspedes, los visitantes y la propiedad mediante videovigilancia en zonas exteriores.
• Solo si lo autorizas por aparte: enviarte información comercial, promociones y novedades de Herradura House por correo o WhatsApp.

4. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.
• Dejar de recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber hecho tu solicitud ante nosotros.
• Acceder gratis a tus datos.

5. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a [email protected] con tu nombre, tu solicitud y un dato de contacto.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos (corrección, actualización, eliminación o revocatoria): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en los 8 días hábiles siguientes.

6. Videovigilancia

• Hay dos cámaras: una en la entrada principal y otra en el patio trasero. Ambas están señalizadas con avisos de "Zona videovigilada".
• No hay cámaras dentro de la casa, ni en habitaciones ni en baños.
• Las imágenes se usan únicamente para la seguridad de las personas y de la propiedad, y para atender incidentes.
• Las grabaciones se conservan por un máximo de 30 días, salvo que se requieran para atender un incidente, una reclamación o una solicitud de autoridad competente.
• Solo el responsable del tratamiento tiene acceso a las grabaciones, y solo se entregan a autoridades cuando la ley lo exige.

7. Dónde se guardan tus datos

Recibimos y guardamos la información en WhatsApp y en herramientas de Google (correo y hojas de cálculo), cuyos servidores pueden estar fuera de Colombia. Estos proveedores actúan como encargados del almacenamiento y aplican sus propias medidas de seguridad. Solo el equipo de Herradura House tiene acceso a tus datos y no los vendemos ni los compartimos con terceros para fines comerciales. La única excepción es cuando, en una solicitud de El Jardín, pides cotizar alimentación: en ese caso, y solo con tu autorización expresa, compartimos tu nombre, tu contacto y los datos del encuentro con Gastrología (gastrologiacali.com), nuestro catering aliado, para que te envíe la cotización. Solo los entregamos a autoridades cuando la ley lo exige.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante el tiempo que exijan las normas legales, contables y tributarias:

• Registro de huéspedes y copias de documentos de identidad: 5 años contados desde la salida. Después se eliminan.
• Facturas y soportes contables: 10 años, como exige la ley comercial.
• Cotizaciones que no terminan en reserva: máximo 2 años, salvo que pidas eliminarlas antes.
• Grabaciones de las cámaras: máximo 30 días, como se explica en la sección 6.

Las copias de documentos se guardan en una carpeta digital privada, con acceso exclusivo del responsable, y no se comparten por chats ni correos abiertos.

9. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página, con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.